Freitag, 23. Dezember 2016

Schöne Weihnachten und einen guten Rutsch

Ich wünsche allen meinen Freunden und Klienten ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr. Anschließend möchte ich Euch noch meinen Tipp für die Weihnahtsfeiertage dalassen, heute keine Meldung aus meiner Internetpräsenz "Rund ums Personal", sondern einen Tipp aus dem wirklichen Leben:

Weihnachtskuchen selbst gemacht
Man nehme

1 Tasse Wasser
1 Tasse Zucker
1 Tasse braunen Zucker
4 große Eier
2 Tassen getrocknete Früchte
1 Teelöffel Backpulver
1 Teelöffel Salz
1 Hand voll Nüsse
1 Zitrone
1 Liter Whiskey

Zubereitung:
Zunächst kosten Sie den Whiskey und überprüfen so seine Qualität. Nehmen Sie dann eine große Rührschüssel zur Hand.
Währenddessen probieren Sie nochmals den Whiskey und überzeugen sich davon, dass er wirklich von bester Qualität ist. Gießen sie dazu eine Tasse randvoll und trinken Sie diese aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang.
Schalten Sie den Mixer an und schlagen Sie in der Rührschüssel die Butter flaumig weich. Fügen Sie einen Löffel voll Zucker hinzu. Überprüfen Sie, ob der Whiskey noch in Ordnung ist. Probieren Sie dazu nochmals eine Tasse voll. Mixen Sie den Schalter aus! Brechen Sie 2 Eier aus und zwar in die Schüssel. Haun sie die schrumpligen Früchtchen mit rein. Malten Sie den Schixer an. Wenn das blöde Obst im Trixer stecken bleibt, lösen's des mit 'nem Traubenschier. Überprüfen Sie den Whiskey auf seine Konsissstenzzzz...
Jetzt schmeissen Sie die Zitrone in den Hixer und drücken ihre Nüsse aus. Fügen Sie eine Tasse hinzu. Zucker, alles. Was auch immer... Fetten Sie den Ofen ein. Drehen Sie ihn um 350 Grad. Schlagen Sie auf den Mixer, bis er ausgeht. Werfen Sie die Rührschüssel aus dem Fenster und überprüfen Sie den Geschmack des übrigen, abgestandenen Whiskeys.
Gehen Sie ins Bett und pfeifen Sie auf den Kuchen...

Frohe Weihnachten

Mittwoch, 21. Dezember 2016

Das Jahr ist fast um – welche Akten dürfen Sie jetzt vernichten?



Sie kennen sicher alle die Aufbewahrungsfristen von Akten. Nur zu welchem Zeitpunkt dürfen Sie diese vernichten?
Die Antwort: Grundsätzlich beginnen Aufbewahrungsfristen erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem
- der Jahresabschluss gefertigt wurde,
- Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden und
- die letzte Eintragung in ein Handelsbuch gemacht wurde
Als Beispiel:
Sie hatten eine Rechnung vom 27. Dezember 2011 erst am 3. Januar 2012 erhalten. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also erst im Jahr 2012 und läuft dann 10 Jahre. Sie dürfen die Rechnung also frühestens am 1. Januar 2023 vernichten.

Achten Sie vor allem auch auf die Fristverlängerung für schwebende Verfahren.
Grundsätzlich dürfen Sie Handelsbriefe nach 6 Jahren vernichten: Also am 1. Januar 2017 die Briefe, die aus dem Jahr 2010 stammen. Falls Sie jedoch gegen einen Steuerbescheid aus dem Jahr 2010 Einspruch eingelegt hatten und die Angelegenheit noch nicht rechtskräftig abgeschlossen ist, „schwebt“ das Verfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in diesem Fall erst mit dem rechtskräftigen Abschluss der Angelegenheit zu laufen. Also dann, wenn Sie oder die Behörde gegen eine Entscheidung keinerlei Einspruch, Klage, Berufung oder Revision mehr einlegen können.

Montag, 19. Dezember 2016

Das darf in keinem Arbeitsvertrag im Jahr 2017 fehlen!



Es heißt zwar, dass für Arbeitsverträge keine gesetzliche Formvorschrift existiert. Dennoch sollten Sie als Arbeitgeber auf die Schriftform setzen. Schließen Sie nämlich einen mündlichen Arbeitsvertrag, müssen Sie spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festhalten. Zudem ist diese Niederschrift zu unterzeichnen und Ihrem Mitarbeiter auszuhändigen. Das besagt § 2 Absatz 1 Nachweisgesetz (NachwG). Und nach dem Nachweisgesetz sind folgende Inhalte auf jeden Fall schriftlich zu dokumentieren:
Schnell-Check: Nachweisgesetz erfüllt?
[ ] Name und Anschrift der Vertragsparteien
[ ] Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses sowie eventuelle Befristungen
[ ] Arbeitsort, auch bei verschiedenen Arbeitsorten
[ ] eine kurze Tätigkeitsbeschreibung
[ ] Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
[ ] Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
[ ] Fälligkeit des Arbeitsentgelts
[ ] vereinbarte Arbeitszeit
[ ] Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
[ ] Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
[ ] Hinweis auf anwendbare Tarifverträge oder geltende Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen

Prüfen Sie, ob Sie alle wesentlichen Inhalte mit „erfüllt“ beantworten können.

Der große Vorteil eines schriftlichen Arbeitsvertrags für Sie als Arbeitgeber ist: Kommt es zu einem Prozess vor dem Arbeitsgericht, können Sie die vereinbarten Arbeitsbedingungen leicht beweisen!

Aber nicht jeder schriftliche Arbeitsvertrag ist auch ein guter Arbeitsvertrag. Wie bei vielen Dingen im Leben kommt es nämlich auch bei einem Arbeitsvertrag nicht nur auf die richtige Form, sondern auch auf den richtigen Inhalt an. Nutzen Sie die Chancen, die Ihnen ein guter Arbeitsvertrag bietet:
- Vertragsfreiheit, das heißt die Selbstbestimmung, was Sie mit Ihrem Mitarbeiter innerhalb der gesetzlichen Grenzen vereinbaren wollen
- großer Regelungsspielraum
- individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, also ein „maßgeschneiderter Arbeitsvertrag“
- kein Mitbestimmungsrecht Ihres Betriebsrats
 
Wichtiger Hinweis:
Befristete Arbeitsverhältnisse müssen Sie immer schriftlich vereinbaren. Tun Sie das nicht, ist die Befristung des Arbeitsvertrags nach § 14 Absatz 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) nicht wirksam. Folge: Zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter ist ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entstanden, auf das die allgemeinen Kündigungsregeln und ggf. das Kündigungsschutzgesetz Anwendung finden.

Freitag, 16. Dezember 2016

Wie Sie arbeitsrechtliche Konflikte mit einem Mitarbeiter außergerichtlich lösen können.


Nicht nur zwischen Ihren Mitarbeitern untereinander kann es zu Streitigkeiten kommen. Auch Sie als Führungskraft können in einen Konflikt mit einem Mitarbeiter geraten, in dessen Verlauf sich die Fronten verhärten. Am Ende dieser Konflikteskalation steht dann häufig das Arbeitsgericht. Die Auseinandersetzung kostet beide Seiten nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch eine Menge Geld.


Um vor allem auch die Arbeitsgerichte durch außergerichtliche Schlichtungsverfahren zu entlasten, gibt es seit Ende Juni das neue Mediationsgesetz. Im Rahmen der Mediation begleitet ein speziell ausgebildeter Dritter, ein Mediator, z. B. einen Konflikt zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Mit dessen Hilfe soll eine Einigung jenseits eines gerichtlichen Verfahrens erzielt werden. Als Konfliktparteien können Sie sich freiwillig für ein außergerichtliches Mediationsverfahren entscheiden. Meist geschieht dies auch auf Anraten der Anwälte oder des Gerichts.

Das Ziel der Mediation

Sie versuchen, Ihren Konflikt mithilfe eines Mediators selbst zu lösen, sodass es erst gar nicht zu einem für beide Seiten nervenaufreibenden und kostenintensiven gerichtlichen Verfahren kommt. Der Mediator vermittelt zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter, ohne Lösungen vorzugeben. Er moderiert sozusagen den Konfliktlösungsprozess. Die Lösung arbeiten Sie und der Mitarbeiter selbst aus. Der Mediator wirkt also lediglich unterstützend.

Der Vorteil der Mediation

Sehr viele Verfahren vor den Arbeitsgerichten sind langwierig und enden letztendlich mit einem Vergleich der Parteien. Der ist häufig für beide Seiten nicht befriedigend und steht in keinem Verhältnis zum bis dahin erbrachten Aufwand. Im Laufe der Mediation dagegen erarbeiten sich die Parteien ihre Konfliktlösung selbst. Am Ende steht meist ein einvernehmliches Verhandlungsergebnis. Dadurch fühlt sich keiner der Konfliktparteien als Verlierer. Es wird nicht – wie vor den Arbeitsgerichten – von Instanz zu Instanz weiter gefochten. Ein Mediationsprozess ist in der Regel günstiger als ein Gerichtsverfahren, weil er schneller vonstattengeht. Er spart in der Regel nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven.

Die Kosten einer Mediation

Die Kosten eines Mediationsverfahrens werden meist auf Stundenbasis abgerechnet und fallen in der Regel wesentlich niedriger aus als in einem gerichtlichen Verfahren. Die Parteien können sich – was die Kostenübernahme anbelangt – frei einigen. Bei innerbetrieblichen Konflikten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer werden die Kosten häufig auch allein vom Arbeitgeber übernommen. Es gibt aber mittlerweile auch viele Rechtsschutzversicherungen, die die Vorteile von Mediationsverfahren erkannt haben und sich von Arbeitnehmerseite her an den Kosten beteiligen. Manche Rechtsschutzversicherungen regen sogar ausdrücklich die Durchführung eines Mediationsverfahrens an.

Das muss ein guter Mediator bieten

Achten Sie bei der Auswahl eines Mediators auf diese Kriterien:

- Er muss eine spezielle Ausbildung als Mediator durchlaufen haben und als Mediator zertifiziert sein.
- Ein Mediator darf nicht zugunsten des einen oder anderen urteilen und auch selbst keine Lösungsvorschläge unterbreiten. Laut Gesetz darf er lediglich die Kommunikation der Parteien, den Konfliktlösungsprozess, fördern und begleiten. Denn er ist allen Parteien gleichermaßen verpflichtet.
- Der Mediator ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, denn Mediationsverfahren sind immer vertraulich.
- Der Mediator muss unabhängig und neutral sein

 Durchschnittliche Dauer eines Mediationsverfahrens

Diese hängt erheblich von der Verhandlungsbereitschaft der Beteiligten ab. In der Regel wird ein Ergebnis in 3 bis 5 Sitzungen à 90 Minuten erreicht.

Abbruch der Mediation: Wenn Sie feststellen, dass es auch mithilfe des Mediationsverfahrens keinen Weg zur einheitlichen Lösung gibt, dann können Sie es jederzeit abbrechen. Es steht Ihnen weiterhin der Weg über das Arbeitsgericht offen.

Mittwoch, 14. Dezember 2016

Dienstwagenregel – Wer wenig fährt zahlt wenig.


Der Dienstwagen zur privaten Mitbenutzung ist als Gehalts-Extra so selbstverständlich wie beliebt. Wer jedoch nicht von der komplizierten und fehleranfälligen Fahrtenbuchmethode Gebrauch macht, lernt eine Härte des Steuerrechts kennen, die ihn in der Regel viel Geld kostet: die Besteuerung nach der 1-%-Methode.

Hintergrund:
Steuerlich stellt die Überlassung des Dienstwagens auch für private Fahrten einen geldwerten Vorteil dar. Hierfür bittet das Finanzamt den Dienstwagenfahrer zur Kasse. Der geldwerte Vorteil kostet ihn dann zusätzlich zu Benzin oder Diesel noch Lohnsteuer.

Außerdem stellt der Nutzungsvorteil
- steuerlich Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs dar,
- sozialversicherungsrechtlich beitragspflichtiges Entgelt und
- umsatzsteuerlich handelt es sich bei einer solchen Nutzungsüberlassung um eine sonstige Leistung, für die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen ist.

Und der geldwerte Vorteil wird weiter übermäßig hoch angesetzt bleiben. Die Richter vom Bundesfinanzhof halten an der bisherigen Regelung fest, dass für die Berechnung der Bruttolistenpreis maßgeblich ist, nicht der tatsächlich gezahlte Kaufpreis, der dank großzügiger Rabatte oftmals deutlich günstiger ist.
Die Devise ist also nun, alle bestehenden Steuer-Spar-Chancen bestmöglich zu nutzen, um für Privatfahrten nicht 1 € Steuern zu viel zu zahlen. Das geht ganz legal, zum Beispiel, wenn Sie Ihren Dienstwagen an weniger als 15 Tagen im Monat für Fahrten ins Büro nutzen.

Nur die tatsächlichen Fahrten zählen
Immer wieder hatte der BFH bei der Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte darauf abgestellt, lediglich die tatsächlichen Fahrten zu bewerten und diese Fahrten auch nur mit 0,002 % des Neupreises des Fahrzeugs (Bruttolistenpreis) anzusetzen. Dabei hatten die BFH-Richter stets auf § 8 Abs. 2 Satz 3 Einkommensteuergesetz verwiesen.

Dieser Vorschrift liegt die typisierende Annahme zugrunde, dass der Dienstwagen monatlich an mindestens 15 Tagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird. In den gerichtlich entschiedenen Fällen gelang es dem jeweiligen Dienstwagenfahrer aber nachzuweisen, dass er an weniger als 15 Tagen monatlich mit dem Firmenwagen ins Büro gefahren war.

Die erfreuliche steuerliche Folge für Sie:

Der Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist nicht nur auf die tatsächlich durchgeführten Fahrten beschränkt, der Zuschlag darf auch nur mit 0,002 % des Bruttolistenpreises angesetzt werden.

Beispiel:
Welche enorme Steuerersparnis diese Rechtsprechung bedeutet, zeigt sich an dem Beispiel im 2. Fall. Zur Erinnerung: Der Bruttolistenpreis einschließlich etwaiger Sonderausstattung beträgt 42.000 € und die Entfernung zwischen Wohnung und Büro 30 km.

Angenommen, Sie sind nur an 5 Tagen mit dem Firmenwagen gefahren (z. B. weil sie an den anderen Tagen den öffentlichen Nahverkehr genutzt haben), dann ermitteln Sie den monatlichen geldwerten Vorteil wie folgt:

 Bruttolistenpreis                                 42.000 €
1-%-Regel                                                 420 €
42.000 € x 0,002 % x 30 km x 5 Tage    126 €
geldwerter Vorteil nur noch                      546 €

Auch die Finanzverwaltung lässt es inzwischen ausdrücklich zu, dass Dienstwagenfahrer nur noch die Wege zur Arbeit versteuern müssen, die sie tatsächlich auch mit dem Wagen gefahren sind (BMF, Az. IV C 5 – S 2334/08/10010).

Freitag, 9. Dezember 2016

Arbeitszeitkonten rechtssicher einführen.



Viele Unternehmen haben Arbeitszeitkonten. Wie führt man diese ein und welchen Vorteil haben sie? 
Eine interessante Möglichkeit für Sie zur Kostensenkung sind solche Arbeitszeitkonten. Haben Sie keine entsprechende Vereinbarung in Ihren Arbeitsverträgen, müssen Sie im Zweifel Arbeitszeitkonten durch eine Änderungskündigung oder einen Änderungsvertrag einführen. Doch dazu später.
Durch die Einführung von Zeitkonten können Sie auch innerhalb der traditionellen 8-Stunden-Woche die Arbeit flexibel gestalten: Resturlaub und Überstunden werden zu einem Guthaben angesammelt. Das wird in der Regel „abgefeiert" oder Sie zahlen es aus. Auch die Kombination von Kurz- und Langzeitkonten ist möglich.

Die Modelle lassen Ihren Mitarbeitern viel individuellen Gestaltungsspielraum. Ihr Unternehmen ist besser ausgelastet und Sie sparen insbesondere Überstundenvergütungen und -zuschläge.

Kurzzeitkonten
Ihre Mitarbeiter führen persönliche Zeitkonten, auf denen Abweichungen zwischen planmäßiger und tatsächlicher Arbeitszeit saldiert werden. Bei höherem Arbeitsaufkommen leisten die Arbeitnehmer Mehrarbeit, die sie in ruhigen Phasen „abfeiern“. Für Sie besteht bei Kurzzeitkonten der weitere Vorteil, dass Sie erforderliche Rückstellungen intern finanzieren können und Abschlüsse von Insolvenzversicherungen nicht erforderlich sind.

Das „Ampelkonto“
Sie sollten ein so genanntes „Ampelkonto" einführen.

Grüne Phase: Der Mitarbeiter kann innerhalb der vorgegebenen Bandbreite die Arbeitszeit selbst steuern. Gelbe Phase: In dieser Phase steht das Zeitsaldo kurz davor, den zuvor vereinbarten Wert zu überschreiten. Gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter müssen Sie versuchen, Abhilfe zu schaffen. Rote Phase: Das Zeitsaldo ist überschritten. Sie müssen nunmehr als Führungskraft die Steuerung übernehmen.
Die Vereinbarung
Ein Arbeitszeitkonto können Sie folgendermaßen im Arbeitsvertrag vereinbaren:

Formulierungsbeispiel:
„Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche. Der Arbeitgeber ist berechtigt, diese regelmäßige Arbeitszeit in einer Spannbreite von 35 bis 45 Stunden pro Woche mit einer Ankündigungszeit von 4 Tagen zu verteilen. Es wird ein Arbeitszeitkonto geführt, das ein Guthaben von bis zu 50 Stunden und ein Minussaldo von bis zu 20 Stunden aufweisen kann.“

Langzeitkonten
Hierbei vereinbaren Sie die Arbeitszeit nicht für eine Woche oder einen Monat, sondern für ein ganzes Jahr oder sogar noch längere Zeiträume. Das Zeitkonto wird entweder zum Ende einer im Voraus bestimmten Periode, bei Erreichen eines bestimmten Saldos oder fortlaufend abgerechnet.

Dabei können die angesparten Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter so groß werden, dass sie einer Freistellung von mehreren Monaten oder sogar Jahren entsprechen. Es ist daher für Sie notwendig, die angesparten Guthaben abzusichern – vor allem gegen eine Insolvenz.

Bei der Einführung von Langzeitkonten sollten Sie jedoch wegen der unter Umständen sehr großen finanziellen Auswirkungen weiteren Rechtsrat einholen.